Far riferimento alla Social Media Policy significa riferirsi a un regolamento interno a un’azienda che, una volta firmato, vale quanto tutte le altre regole aziendali. Questa tipologia di contratto stabilisce le regole di condotta per chi lavora nell’azienda e interagisce con le piattaforme social.
Non si tratta di semplici linee guida, poiché la mancanza di rispetto della Social Media Policy ha conseguenze sul piano disciplinare.
Social Media Policy: la definizione
Nell’universo della comunicazione social le policy aziendali non si possono esimere dal regolamentare la presenza dei brand sui social network.
La Social Media Policy, giuridicamente, è un contratto che prevede sanzioni disciplinari per chi non lo rispetta ed è essenziale per l’immagine e la brand reputation dell’azienda.
Appare importante definire due tipologie di Social Media Policy:
- Interna: destinatari sono dipendenti, fornitori e collaboratori esterni all’azienda che utilizzano i canali social personali e che s’interfacciano con i canali del brand
- Esterna: riguarda la comunicazione fra utenti e brand che avviene attraverso i canali social ufficiali dell’azienda.
A cosa serve la Social Media Policy
Considerando che l’80% degli utenti comunica tramite i social, esprimendo opinioni e giudizi, anche le aziende spesso sono presenti sulle piattaforme. In questa realtà, la Media Policy ha l’obiettivo di evitare che la comunicazione online danneggi le aziende stesse. Il suo scopo è la tutela del brand reputation aziendale. Parimenti, definisce le modalità di interazione con la community esterna.
Sebbene spesso le aziende adottino una regolamentazione social solo dopo una crisi reputazionale, è stato comprovato che questa si dimostra fondamentale indipendentemente da eventuali crisi.
Il regolamento, come detto, oltre a tutelare la brand reputation, regolamenta le conversazioni e le interazione sui social, definendo le modalità di interazione con la community che nasce e si sviluppa attorno al brand.
Attualmente, inoltre, ha un ulteriore valore che le aziende stanno comprendendo. L’utilizzo corretto dei social si dimostra come uno strumento utile all’ampliamento del messaggio del brand.
Si parla, difatti, di employer branding.
Employer branding
L’employer branding è la percezione che i dipendenti e i collaboratori hanno del brand per cui lavorano.
Si tratta di una vera e propria strategia di marketing volta al miglioramento della percezione del brand. È una tecnica strettamente legata al regolamento della policy perché i canali di attuazione della strategia sono i social network.
Come scrivere una Social Media Policy
In fase di redazione di una Social Media Policy vi è la volontà di evidenziare i valori del brand, senza limitarne la libertà di espressione dei soggetti coinvolti.
Il documento finale non sarà indicativo o approssimativo, ma prescrittivo e preciso, così da non essere soggetto a possibili interpretazioni.
Per scrivere una social policy è bene rispettare alcune linee guida fondamentali:
- spiegare le motivazioni alla base della policy;
- indicare la funzione della pagina social;
- elencare le regole del comportamento da rispettare;
- citare le sanzioni per chi non rispetta le regole;
- utilizzare uno stile chiaro, in linea con l’azienda.
Una Social Media Policy non può essere, chiaramente, copiata da quelle di altri, ma ogni policy e studiata ad hoc per l’azienda.
Per essere valido ed efficace, il regolamento dev’essere approvato e sottoscritto dall’amministratore delegato, dal diretto del personale e del rappresentante sindacale.
Per essere resa attiva e applicabile in concreto deve essere firmata da tutte le parti coinvolte in azienda.